ACTIVIDADES
5.
6.
LOS ELEMENTOS DE LA CARTA COMERCIAL
Los elementos de la carta comercial deben tenerse siempre en cuenta y estos son:
ENCABEZADO Y DIRECCIONES
El encabezado de una carta comercial incluye el domicilio al que debe contestar el destinatario. Incluye las palabras que identifican que se trata de una dirección, como “Calle”. Introduce una línea en blanco debajo de la dirección; y continúa con la fecha en que escribiste la carta. Introduce otra línea en blanco luego de la fecha y continúa con el nombre y domicilio del destinatario, con las mismas reglas que utilizaste para el del remitente. Contiene:
1.MEMBRETE: Es la identificación de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de la carta. Señala la razón social, el giro comercial, el domicilio, el teléfono, el fax y correo electrónico. Se utiliza además, con fines publicitarios.
2.LUGAR Y FECHA: La anotación de estos datos es muy importante desde el punto de vista cronológico y geográfico para la clasificación y archivo de la correspondencia. Se ubica hacia la derecha.
3.REFERENCIA: Es la síntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptor sobre el asunto que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha.
4.DIRECCIÓN INTERIOR: Es la señalización del nombre del receptor, su domicilio y destino. Se ubica en el margen superior, a continuación de la referencia.
FÓRMULA DE ENCABEZAMIENTO
Introduce el cuerpo de la carta con un saludo o un vocativo que es la frase o saludo que sirve para llamar la atención del receptor, que varía según el tono en qué esté redactada la carta. Se escribe más abajo de la dirección interior y a continuación dos puntos: . Comienza con una fórmula de encabezamiento, como “Estimado”, seguida del título y el apellido del destinatario, en la mayoría de los casos.
CUERPO O TEXTO
CUERPO O TEXTO
Es la parte medular de la carta;
El mensaje: Es la idea o argumentación que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al receptor entender una sola interpretación. Es conveniente iniciar el mensaje entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee la carta, comprendedla fácilmente. Si la carta es de respuesta, empezaremos acusando recibo de la que vamos a contestar; si es de reclamación por mercaderías, iniciaremos el texto, comunicando el recibo de dichas mercaderías.
Cualquiera sea la importancia de la carta comercial, es conveniente dejar una copia de ella. Las palabras o frases de especial relevancia, se pueden subrayar o ennegrecer para llamar la atención. No es conveniente abusar de esta modalidad.
El texto del cuerpo de una carta comercial se inicia escribiendo dos líneas más abajo del vocativo. Lleva espaciado simple; si es corta, se puede utilizar espaciado doble. Separa los párrafos y la primera línea, luego de la fórmula de encabezamiento, por un renglón en blanco.
CIERRE O FINAL
Es la conclusión de la carta y sus elementos son:
1.Salutación: Es la expresión breve de despedida.
2.Firma: Es el nombre, cargo y firma de la persona emisora. Cuando el remitente no puede firmar la correspondencia, autoriza a otra persona para que firme, en este caso se antepone al nombre del remitente la letra "p" o "pp" (por poder).
3.Iniciales de responsabilidad: Son las iniciales en mayúsculas del redactor y en minúsculas de la persona que digitó la carta.
4.Inclusos: Es la indicación de los documentos que se adjuntan a la carta.
5.Con copia: Es la información de las copias enviadas, a otras personas o departamentos.
El cierre se escribe dejando dos líneas debajo del último renglón del cuerpo de la carta. Cierra con “Atentamente” o “Saludos cordiales", para mantener el tono formal de la carta. Escribe tu nombre completo debajo, dejando espacio suficiente para firmar.
7.
- Estilos
Las partes que componen la carta pueden organizarse siguiendo diferentes formas, maneras o estilos:
a) Full block o bloque extremo. En este estilo no se utiliza sangría, de modo que la carta aparece alineada al lado izquierda.
b) Block o bloque. La fecha se escribe en el margen derecho. La dirección del destinatario, el saludo, líneas de referencia y párrafos se sitúan en el margen izquierdo. El cierre y la firma se escriben en el margen derecho.
c) Semiblock o semibloque. La fecha se coloca en el margen derecho, la dirección del destinatario y el saludo, en el margen izquierdo.
d) Simplified o simplificada. No tiene saludo ni cierre. Todas las líneas aparecen en el margen izquierdo, sin sangría.
Son múltiples sus ventajas:
- Aumenta nuestra credibilidad
- Mejora nuestra imagen y nuestra capacidad de liderazgo
- Incide directamente en la mejora de los resultados
- Facilita el trabajo en equipo
- Ayuda a incrementar nuestra capacidad de gestión y nuestras dotes de persuasión
8.
Las iniciales de identificación son importantes, ya que cumplen funciones básicas en toda correspondencia:
1ro. Identifican a la persona que pensó la carta (responsable de la redacción).
2do. Identifican a una segunda persona responsable; es la que transcribió la carta o la copió en el procesador de texto o a máquina. Se convierte en otro elemento de responsabilidad y autenticidad.
3ro. Ambos son referentes, ante cualquier consulta posterior.
Las iniciales de identificación son importantes, ya que cumplen funciones básicas en toda correspondencia:
1ro. Identifican a la persona que pensó la carta (responsable de la redacción).
2do. Identifican a una segunda persona responsable; es la que transcribió la carta o la copió en el procesador de texto o a máquina. Se convierte en otro elemento de responsabilidad y autenticidad.
3ro. Ambos son referentes, ante cualquier consulta posterior.
N/Ref: nuestra referencia.
S/Ref: su referencia.
9. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES:
Las cartas de informes pueden ser:
Comerciales: Informan de la solvencia económica de la empresa, de su seriedad o su proyección.
De mercado: Informan sobre el posible mercado existente en un barrio, pueblo o localidad donde se quiere ubicar la empresa.
Personales: Ofrecen información sobre un trabajador.
Las cartas de oferta y promoción pueden ser:
De presentación de un nuevo producto: Informan de un nuevo producto que desea introducirse en el mercado. Suelen incluir alguna promoción.
Empresa de nueva creación para la presentación de sus productos: Dan a conocer una empresa nueva y sus productos. Igual que la anterior, suelen incluir alguna promoción de salida.
Las cartas de pedido pueden ser:
Solicitud de información: A través de ella, la empresa pide información sobre un producto.
Carta de pedido en firme: La empresa solicita, mediante esta carta, la cantidad y referencia de los productos que desea adquirir.
Carta de aceptación de pedido: Con ella, el proveedor acepta el pedido que su cliente le solicita.
Carta de alteración de las condiciones del pedido: Sirve para alterar alguno de los datos del pedido.
Carta de denegación del pedido: Mediante esta carta, se deniega el pedido previamente realizado.
Carta de acuse de recibo: Se usa para comunicar la recepción del pedido por parte del cliente al proveedor.
Las cartas de reclamación pueden ser:
Carta de reclamación de pedido: El motivo de la reclamación puede ser que el proveedor no suministre a tiempo la mercancía, que esta no coincida con la mercancía solicitada, o bien que llegue defectuosa o con errores en el albarán o la factura.
Carta de reclamación de impagado: Se reclama al cliente no haber hecho efectivo el pago a su vencimiento.
10.
En las empresas, los efectos positivos de la comunicación son evidentes: mejora la competitividad de la organización, así como la forma en la que se puede adaptar a los cambios que se produzcan en su entorno, con el fin de conseguir los objetivos que se hayan propuesto inicialmente. Al mismo tiempo, la existencia de una comunicación en la empresa eficaz, fomenta la motivación de los empleados, así como el compromiso y la implicación en las tareas corporativas, creando un clima de trabajo integrador.
11.
Comerciales: Informan de la solvencia económica de la empresa, de su seriedad o su proyección.
De mercado: Informan sobre el posible mercado existente en un barrio, pueblo o localidad donde se quiere ubicar la empresa.
Personales: Ofrecen información sobre un trabajador.
S/Ref: su referencia.
9. TIPOS DE CARTAS COMERCIALES:
Las cartas de informes pueden ser:
Comerciales: Informan de la solvencia económica de la empresa, de su seriedad o su proyección.
De mercado: Informan sobre el posible mercado existente en un barrio, pueblo o localidad donde se quiere ubicar la empresa.
Personales: Ofrecen información sobre un trabajador.
Las cartas de oferta y promoción pueden ser:
De presentación de un nuevo producto: Informan de un nuevo producto que desea introducirse en el mercado. Suelen incluir alguna promoción.
Empresa de nueva creación para la presentación de sus productos: Dan a conocer una empresa nueva y sus productos. Igual que la anterior, suelen incluir alguna promoción de salida.
Las cartas de pedido pueden ser:
Solicitud de información: A través de ella, la empresa pide información sobre un producto.
Carta de pedido en firme: La empresa solicita, mediante esta carta, la cantidad y referencia de los productos que desea adquirir.
Carta de aceptación de pedido: Con ella, el proveedor acepta el pedido que su cliente le solicita.
Carta de alteración de las condiciones del pedido: Sirve para alterar alguno de los datos del pedido.
Carta de denegación del pedido: Mediante esta carta, se deniega el pedido previamente realizado.
Carta de acuse de recibo: Se usa para comunicar la recepción del pedido por parte del cliente al proveedor.
Las cartas de reclamación pueden ser:
Carta de reclamación de pedido: El motivo de la reclamación puede ser que el proveedor no suministre a tiempo la mercancía, que esta no coincida con la mercancía solicitada, o bien que llegue defectuosa o con errores en el albarán o la factura.
Carta de reclamación de impagado: Se reclama al cliente no haber hecho efectivo el pago a su vencimiento.
10.
En las empresas, los efectos positivos de la comunicación son evidentes: mejora la competitividad de la organización, así como la forma en la que se puede adaptar a los cambios que se produzcan en su entorno, con el fin de conseguir los objetivos que se hayan propuesto inicialmente. Al mismo tiempo, la existencia de una comunicación en la empresa eficaz, fomenta la motivación de los empleados, así como el compromiso y la implicación en las tareas corporativas, creando un clima de trabajo integrador.
11.
Comerciales: Informan de la solvencia económica de la empresa, de su seriedad o su proyección.
De mercado: Informan sobre el posible mercado existente en un barrio, pueblo o localidad donde se quiere ubicar la empresa.
Personales: Ofrecen información sobre un trabajador.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
12.
Hay 6 cartas de pedido:
1. Solicitud de información.
2. Carta de pedido en firme.
3. Carta de aceptación de pedido.
4. Carta de alteración de las condiciones del pedido.
5. Carta de denegación del pedido.
6. Carta de acuse de recibo.
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